Workplace and Facility Manager

POLENE

Fondée en 2016 par trois frères et sœurs, Polène crée une collection de maroquinerie qui allie minimalisme et exploration créative pour proposer des formes singulières et signatures obtenues par un savoir-faire artisanal d’excellence.

Le cuir, issu exclusivement de tanneries italiennes et espagnoles certifiées, est sculpté pour créer des formes organiques, plis, effets de drapés ou tressages.

La confection est confiée aux artisans d'Ubrique, ville d'Espagne spécialisée dans la maroquinerie haut-de-gamme qui accueille l’intégralité des métiers de production de Polène.

Depuis 2023, Polène développe un nouveau champ d’expression : le bijou. Des collections thématiques explorant la nature, des ondulations du vent aux textures de roche sculptées dans la matière.

Notre documentaire “HORS CHAMP”

L'ENVIRONNEMENT POLENE

En tant que Workplace and Facility Manager , vous jouerez un rôle central au sein de Polène, directement rattaché.e à la Head of HR. 

Vous travaillerez en étroite collaboration avec trois Responsables Ressources Humaines (RRH), pour assurer que nos équipes travaillent dans les meilleures conditions possibles.

Votre périmètre inclura à la fois la population au siège : 130 collaborateurs et notre réseau retail d’une centaine de salariés en France et à l’international (New York, Londres, Tokyo, Séoul…)

Votre objectif sera d’accompagner la croissance de Polène en gérant les projets d’Office Management mais également de l’organisation d’évènements internes chaque semaine.

Vos missions seront les suivantes : 

1/ Workplace Management – Concevoir une expérience collaborateur unique et inspirante

En tant que Workplace Manager, vous jouez un rôle essentiel dans la création d'un environnement de travail qui reflète l’esprit et les valeurs de Polène. Votre mission consiste à transformer chaque journée de travail en une expérience enrichissante pour nos collaborateurs. Vous devrez :

• Développer une vision stratégique de l’expérience collaborateur en créant et en orchestrant des événements internes tout au long de l'année. Ces événements doivent non seulement renforcer la cohésion d’équipe, mais aussi refléter les attentes et les spécificités de notre population de collaborateurs (âge, localisation, habitudes de vie).

• Imaginer des espaces de travail inspirants et fonctionnels qui soutiennent la créativité et la productivité. En collaboration avec les équipes, vous concevrez des bureaux et des zones communes qui favorisent la collaboration tout en respectant l’identité esthétique de la marque Polène.

• Écouter et anticiper les besoins des collaborateurs : Vous aurez une approche proactive pour recueillir des feedbacks réguliers et adapter en conséquence les espaces et événements. Votre objectif est de faire de chaque collaborateur un ambassadeur enthousiaste de l’environnement de travail Polène.

2/Facility Management – Assurer la bonne gestion des locaux

Côté Facility Manager, vous serez en charge de maintenir un cadre de travail parfaitement fonctionnel en gérant les prestataires responsables de la maintenance des installations. Vos responsabilités incluront :

2/1. Services Généraux :

• Gestion des infrastructures : Superviser la maintenance et l’entretien des locaux, des équipements et des espaces communs (bureaux, salles de réunion, zones de stockage, etc.) en collaboration avec les prestataires externes (maintenance, nettoyage, etc.).

• Gestion des équipements : Veiller à la bonne gestion des équipements de bureau (machines à café, imprimantes, systèmes d’accès, etc.) et assurer leur bon fonctionnement en relation avec les sous-traitants.

• Gestion logistique et administrative : Organiser et coordonner la gestion des fournitures de bureau, des équipements informatiques, ainsi que la gestion des déménagements internes ou externes.

• Optimisation des espaces : Proposer des améliorations pour l’optimisation et l’agencement des espaces de travail afin d’en maximiser l’efficacité et le confort pour les collaborateurs.

• Support logistique pour événements : Organiser la logistique des événements internes (réunions, séminaires, événements d’entreprise) en coordination avec les équipes concernées.

2/2. Hygiène, Sécurité et Environnement (HSE) :

• Conformité réglementaire : S’assurer que les locaux et installations respectent toutes les normes de sécurité en vigueur, incluant la sécurité incendie, l’accessibilité et les procédures d’évacuation.

• Gestion des risques : Réaliser des audits réguliers pour identifier les risques liés à la sécurité et à l’environnement de travail, puis mettre en place des actions correctives si nécessaire. (DUERP)

• Formation et sensibilisation : Mettre en place et animer des sessions de formation à destination des collaborateurs sur les bonnes pratiques en matière de sécurité, hygiène, et environnement (évacuation d’urgence, premiers secours, gestes éco-responsables).

• Suivi des incidents : Assurer le suivi des incidents de sécurité, de santé ou environnementaux, et proposer des actions préventives pour éviter leur récurrence.

• Gestion des déchets : Superviser la gestion des déchets, de leur tri à leur traitement, en respectant les réglementations environnementales et en optimisant les processus pour un impact environnemental minimal.

• Veille réglementaire : Assurer une veille régulière sur les évolutions réglementaires en matière de sécurité, santé et environnement, et mettre à jour les procédures internes en conséquence.

Vous encadrerez une équipe composée de :

• Une Front Desk Officer chargée de l’accueil et de l’organisation de la vie quotidienne dans les locaux.

• Une Housekeeper en charge de l’extra mile dans la gestion des espaces communs

Vous serez responsable de les guider et de les soutenir dans leurs missions quotidiennes afin de créer un environnement accueillant et fonctionnel pour tous.

CLES DE REUSSITE

• Vous avez 5 à 10 ans d'expérience dans un rôle similaire de gestion des installations et d'espaces de travail, idéalement dans un environnement créatif ou luxe.

• Vous êtes un excellent communicant, capable de fédérer les équipes autour de vos projets et de maintenir une relation fluide avec les prestataires.

• Autonome, rigoureux(se) et organisé(e), vous savez gérer plusieurs projets de front et encadrer efficacement votre équipe.

• Vous êtes capable de proposer des solutions innovantes et créatives pour améliorer l’expérience collaborateur, tout en veillant à la fonctionnalité des locaux.

• Maîtrise de l’anglais nécessaire pour la bonne communication avec les équipes basées à l’étranger. 

CE QUE POLENE VOUS OFFRE

• Une culture d’entreprise mettant à l’honneur l’artisanat, le savoir faire et la passion
• Des bureaux parisiens en plein cœur du 9ème arrondissement
• Intégration à de nouveaux locaux à partir de Novembre 2024, rue du Louvre dans le 2ème arrondissement. Au total 3500m² entièrement dédiés à nos collaborateurs
• Un abonnement sportif et bien être ClassPass
• Un accès privilégié aux ventes exclusives de Polène ainsi que des tarifs préférentiels pour vous et vos proches tout au long de l’année
• Une mutuelle ALAN prise en charge à 60% par Polène avec un taux de couverture à 94%
• Un accès aux réseaux de crèches People and Baby et Les Petits Chaperons Rouges
• Une carte tickets restaurants SWILE d’une valeur faciale de 10 euros, prise en charge à 50% par Polène
• Le remboursement de votre titre de transport à hauteur de 50% ou un forfait Mobilité Durable d’un montant de 40 euros mensuel
• Un jour de télétravail par mois
• L’acquisition de 8 RTT et 25 jours de congés par an

Polène s’engage en faveur de la diversité et l'inclusion au sein de ses équipes