Assistant(e) Administratif(ve) Retail

Fondée en 2016, la maison de maroquinerie française Polène se distingue par son savoir-faire artisanal d’excellence en créant des pièces intemporelles, au design organique directement inspiré de la nature.

Dans un contexte de forte croissance et d’expansion internationale, nous structurons notre activité en 2025 et nous entourons des meilleurs talents afin de déployer une expertise fine à tous les niveaux de notre organisation. Notre positionnement résolument artistique s’inscrit dans l’élévation de notre gamme de sacs et bijoux, soutenue par 800 artisans au sein de nos ateliers espagnols d’Ubrique.

L’histoire de Polène peut s’écrire avec vous : rejoignez-nous pour contribuer à cette aventure dans les coulisses de notre siège parisien en contribuant activement à l'excellence opérationnelle de notre réseau.

AU SEIN DE NOS EQUIPES RETAIL

En tant qu'Assistant(eà Retail, vous serez rattaché(e) à la Directrice Retail et travaillerez en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe. Vous jouerez un rôle clé dans la coordination des opérations quotidiennes entre nos boutiques et notre siège parisien, contribuant ainsi à l'efficacité de notre réseau en pleine croissance.

VOS MISSIONS

1. Gestion administrative et suivi des commandes (60%):

• Enregistrer et suivre les commandes sur les outils de gestion internes.
• Superviser la gestion des budgets, des factures, et des relances fournisseurs.
• Assurer la mise à jour régulière des outils de suivi et des tableaux de bord, facilitant le pilotage des projets.

2. Organisation et Logistique (25%):

• Planifier et organiser les déplacements de l'équipe (3-4 par mois), incluant les réservations de vols et d'hébergements.
• Assurer la gestion logistique des besoins de l'équipe, tels que les fournitures de bureau, les uniformes de nos équipes de ventes, les stocks de produits, et les échantillons.
• Gérer les démarches administratives et les assurances nécessaires au bon fonctionnement du pôle.

3. Communication et Coordination (15%):

• Faciliter la communication des plannings et des informations clés auprès des interlocuteurs internes et externes.
• Participer à la mise à jour des timelines et des outils de suivi des projets.
• Collaborer étroitement avec les membres de l'équipe pour garantir la bonne coordination des activités et la réalisation des objectifs.

NOS ATTENTES

• Vous justifiez d’une expérience de 4 à 8 ans en assistanat d’équipe, idéalement dans le secteur du retail.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation rigoureuse, votre proactivité et votre capacité à anticiper les besoins.
• Vous avez une appétence pour la gestion administrative, et savez être force de proposition, notamment pour la mise en place de nouveaux processus administratifs.
• Vous faites preuve d’une grande aisance relationnelle vous permettant de collaborer efficacement avec diverses parties prenantes, internes comme externes.
• Vous maitrisez l’anglais (écrit et oral).

NOTRE ENVIRONNEMENT

• Une expérience employée à 100% en présentiel, au sein de nos bureaux parisiens en plein cœur du 2ème arrondissement, rue du Louvre, refaits à neuf fin 2024
• Un abonnement sport et bien-être ClassPass
• L’accès aux réseaux de crèches People and Baby et Les Petits Chaperons Rouges
• Les avantages légaux :
  • 25 jours de congés par an et 8 jours de RTT
  • notre mutuelle Alan prise en charge à 60%
  • le remboursement de votre titre de transport à 50% ou le forfait mobilité durable à hauteur de 40€/mois
  • Une carte tickets restaurants SWILE d’une valeur faciale de 10 euros, prise en charge à 50% par la Maison

La Maison Polène s'engage à garantir des processus de recrutement inclusifs et à assurer la sélection et la promotion de chaque candidat de manière éthique et équitable.