Workplace & Facilities Manager

Fondée en 2016, la maison de maroquinerie française Polène se distingue par son savoir-faire artisanal d’excellence en créant des pièces intemporelles, au design organique directement inspiré de la nature.

Dans un contexte de forte croissance et d’expansion internationale, nous structurons notre activité en 2025 et nous entourons des meilleurs talents afin de déployer une expertise fine à tous les niveaux de notre organisation. Notre positionnement résolument artistique s’inscrit dans l’élévation de notre gamme de sacs et bijoux, soutenue par 800 artisans au sein de nos ateliers espagnols d’Ubrique.

L’histoire de Polène peut s’écrire avec vous : rejoignez-nous pour contribuer à cette aventure, en créant une expérience client d’excellence au sein de nos boutiques au rayonnement international / dans les coulisses de notre siège parisien qui accueille déjà plus d’une centaine de passionnés par notre expertise.

Au sein de l’équipe People & Culture

Dans un contexte de forte croissance internationale et de structuration, l’équipe People & Culture crée un pôle Workplace and Facilities dédié à soutenir notre activité People globale en supervisant les services généraux et en coordonnant les opérations de nos bureaux internationaux et notre siège parisien. Ce rôle met l'accent sur l'excellence opérationnelle, l'anticipation des besoins en aménagement des espaces, la gestion efficace des budgets et la création d'un environnement de travail de haute qualité en adéquation avec les ambitions stratégiques de Polène. L’équipe People and Culture est actuellement composée de trois différents pôles : HR Business Partner, Talent Acquisition, Operations ainsi qu’Engagement. Vous reporterez à notre Head of People, Elodie Charbonier, et jouerez un rôle clé dans le développement de notre stratégie.

Missions principales de notre Workplace and Facilities Manager

Gestion des services généraux (Soft Services)

• Superviser et optimiser la performance des prestataires de services (propreté, restauration, accueil et autres services non techniques).

• Développer et mettre en place des stratégies pour améliorer l’offre de restauration, les services aux employés et la satisfaction globale sur le lieu de travail.

• Évaluer régulièrement les contrats fournisseurs afin de garantir qualité et optimisation des coûts.

Aménagement et optimisation des espaces

• Anticiper les besoins des espaces de travail grâce à une planification proactive et une gestion optimisée des zones.

• Collaborer avec les équipes transverses pour aligner l’aménagement des bureaux aux objectifs stratégiques de l’entreprise.

• Accompagner les évolutions des espaces et les déménagements internes en limitant l’impact sur les opérations et en garantissant une fonctionnalité optimale.

Collaboration transversale

• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe Engagement pour assurer le bon déroulement des événements internes et externes.

• Aligner les initiatives workplace avec les parties prenantes internes (RH, IT, Services Généraux) afin d’assurer une expérience cohérente et intégrée.

• Être le point de contact central pour toutes les questions relatives à l’environnement de travail et escalader les problèmes de services généraux si nécessaire.

Coordination internationale

• Superviser et harmoniser les opérations workplace dans les sièges internationaux de Polène pour garantir une qualité de service homogène et conforme aux standards de l’entreprise.

• Faciliter la communication et le partage des bonnes pratiques entre les équipes workplace régionales.

Vision stratégique et proactivité

• Identifier et anticiper les besoins futurs en matière d’environnement de travail, proposer et mettre en œuvre des solutions adaptées.

• Piloter des projets d’amélioration des services en veillant à leur alignement avec la culture et les valeurs de l’entreprise.

• Surveiller les tendances et innovations workplace pour maintenir Polène à la pointe de l’expérience collaborateur.

Gestion budgétaire et conformité

• Gérer les budgets liés aux services généraux en respectant les contraintes financières tout en maintenant un haut niveau de qualité.

• Garantir la conformité aux normes de sécurité, d’hygiène et aux réglementations en vigueur pour l’ensemble des services workplace.

Gestion des services généraux

• Support IT : Assurer un relais avec le département IT, gérer la logistique du matériel informatique, installer et dépanner les équipements, assurer la maintenance des systèmes de visioconférence et de téléphonie, redémarrer les serveurs.

• Intégration des nouveaux employés : Préparer le matériel (équipements IT, codes d’accès, véhicules de société) pour garantir une intégration fluide et efficace.

• Politiques internes : Gestion des politiques de voyage et de téléphonie.

• Assurances, fournitures et équipements internes, ventes privées.

Gestion des services de sécurité

• Concevoir, développer et appliquer des politiques, protocoles et process de sécurité.

• Superviser le prestataire de sécurité en veillant à l’excellence opérationnelle et au respect des engagements contractuels.

• Réaliser des audits réguliers et identifier les axes d’amélioration pour anticiper les menaces et vulnérabilités émergentes.

• Mettre en place et piloter la sécurité des bâtiments, les protocoles incendie et les exercices d’évacuation.

• Définir et suivre des KPIs pour garantir un niveau de service optimal, ajuster les contrats si nécessaire.

• Développer une culture de la sécurité en entreprise et sensibiliser les collaborateurs via des programmes de formation et d’engagement.

Nos attentes

• Background en business administration, hospitality ou domaine connexe.

• Expérience confirmée en gestion des opérations workplace, avec un focus sur les services généraux et l’expérience collaborateur.

• Excellentes compétences en management et en relations interpersonnelles, avec une capacité à collaborer en interne et avec des prestataires externes.

• Expertise en aménagement d’espaces, gestion des zones de travail et pilotage de portefeuilles de services complexes.

• Compétences solides en organisation et gestion de projet, avec un état d’esprit proactif et orienté résolution de problèmes.

• Maîtrise des outils digitaux et financiers liés à la gestion des services workplace (ex. : SIIT Ticketing).

• Excellente maîtrise de l’anglais et maîtrise de spécificités locales, avec un impact prouvé sur un scope global

• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique et à gérer plusieurs priorités simultanément.

• Bonne compréhension des protocoles de sécurité, de la gestion des risques et de la planification des réponses aux urgences.

• Solides compétences en organisation et en gestion de projet, avec la capacité de mener plusieurs initiatives simultanément

• Une affinité particulière pour les enjeux de croissance rapide

• Expérience en gestion budgétaire et élaboration de politiques et process efficaces.

Notre environnement

• Une expérience employée à 100% en présentiel, au sein de nos bureaux parisiens en plein coeur du 2ème arrondissement, ruedu Louvre, refaits à neuf fin 2024

• Un abonnement sport et bien-être ClassPass

• L’accès aux réseaux de crèches People and Baby et Les Petits Chaperons Rouges

• Les avantages légaux :

  • 25 jours de congés par an et 8 jours de RTT

  • notre mutuelle Alan prise en charge à 60%

  • le remboursement de votre titre de transport à 50% ou le forfait mobilité durable à hauteur de 40€/mois

La Maison Polène s'engage à garantir des processus de recrutement inclusifs et à assurer la sélection et la promotion de chaque candidat de manière éthique et équitable